Zamknięcie 2025 r. i przygotowanie na 2026 r. - co muszą zrobić firmy [checklista] Obowiązki finansowo-księgowe

Koniec roku - intensywny czas dla działów finansowo-księgowych firm

Koniec roku to moment, w którym każda firma musi spojrzeć na swój biznes z dwóch perspektyw: wynikowej (osiągnięcie celów, wykonanie planów, budżetów itd.) oraz zgodności (compliance), głównie z przepisami rachunkowości. W ramach tej drugiej perspektywy kluczowe jest uporządkowanie dokumentów, dopilnowanie zgodności danych między systemami i prawidłowe ujęcie kosztów oraz przychodów. To fundament rzetelnego sprawozdania finansowego i bezpieczeństwa podatkowego. W tym roku warto poświęcić też uwagę na przygotowanie firmy do pełnej obsługi KSeF i wdrożenia związanych z nim nowych procedur. 

Kluczowym obszarem jest także ustalenie przychodów i kosztów. Firmy analizują rozliczenia międzyokresowe oraz tworzą rezerwy, m.in. na niewykorzystane urlopy czy zobowiązania gwarancyjne. Jednocześnie weryfikowane są należności i zobowiązania. Rzetelne potwierdzenia sald oraz analiza przeterminowanych faktur mają bezpośrednie przełożenie na końcowy wynik firmy, a także na poprawę płynności finansowej.

Koniec roku to również czas inwentaryzacji majątku – środków trwałych, wyposażenia i gotówki w kasie firmy. Towarzyszy temu przegląd środków trwałych, aktualizacja ewidencji i weryfikacja odpisów amortyzacyjnych.

Warto zwrócić uwagę na przegląd podatkowy, obejmujący CIT/PIT, VAT (wraz z korektami rocznymi), podatek u źródła czy podatek od nieruchomości, jak również przeanalizować możliwości skorzystania z ulg takich jak B+R, IP Box i innych oraz z  oraz dofinansowań, czy programy unijnych. 

Należy też dokonać przeglądu umów długoterminowych – leasingów, kredytów i pożyczek – aby lepiej oszacować zobowiązania na kolejny rok, przeanalizować możliwości renegocjacji warunków oraz zaplanować budżet.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Zamknięcie roku to nie tylko obowiązek księgowy, ale także proces analityczny. To dobry moment, aby ocenić wynik firmy, rentowność poszczególnych produktów i usług, porównać budżet z wykonaniem oraz przyjrzeć się kosztom stałym i zmiennym. Te analizy ułatwiają podejmowanie świadomych decyzji i planowanie. 
• W 2026 roku kluczową przewagą będzie automatyzacja procesów i efektywna digitalizacja, także w obszarze obiegu dokumentów i rozliczeń jak również szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i regulacyjne i odpowiednie zarządzanie wiedzą i kapitałem ludzkim, o czym dużo mówimy na wydarzeniach BCC m.in BCC FOR THE FUTURE.
• Wygrane firmy 2026 roku to te, które już teraz pracują nad integracją systemów, cyfryzacją obiegu dokumentów i zwiększeniem przewidywalności finansów. KSeF to przecież tylko jeden z elementów większej układanki. Cyfryzacja oznacza niższe koszty operacyjne, szybszy dostęp do danych i lepszą kontrolę nad ryzykiem. Firmy, które już teraz inwestują w cyfryzację i integrację systemów, sprawniej przejdą przez kolejne zmiany legislacyjne oraz będą działały szybciej, taniej i w bardziej przewidywalny sposób. W warunkach rosnącej konkurencji to fundament przewagi biznesowej. 
• Liczę, że w przyszłym roku wprowadzone zostaną konieczne reformy i deregulacje. Wierzę, że jakość funkcjonowania polskich przedsiębiorców się poprawi. Życzę sobie i biznesowi, końca borykania się z nieprzewidywalnymi zmianami prawnymi, zbyt skomplikowanym systemem podatkowym, a także brakiem klastrów innowacyjności oraz wsparcia państwa w zakresie nowych technologii, szczególnie dla sektora MSP, które   w mojej ocenie bardzo spowalniają rozwój technologiczny i gospodarczy.

 Checklista dla przedsiębiorców

Dokumenty i zgodność danych

• Uporządkowane dokumenty, zamknięte okresy rozliczeniowe.
• Spójność danych między systemem sprzedaży, magazynem i księgowością.
• Aktualizacja procedur związanych z KSeF.

Przychody, koszty i rezerwy

• Prawidłowe rozliczenia międzyokresowe.
• Utworzone rezerwy (urlopy, gwarancje, ryzyka).

Należności i zobowiązania

• Uzyskane potwierdzenia sald od kontrahentów.
• Przegląd przeterminowanych należności.

Inwentaryzacja i środki trwałe

• Przeprowadzona inwentaryzacja majątku.
• Zaktualizowana ewidencja środków trwałych i amortyzacji.

Rozliczenia podatkowe

• Weryfikacja CIT/PIT.
• Korekty roczne VAT (proporcja, preproporcja).
• Analiza podatku u źródła (WHT).
• Sprawdzenie podatku od nieruchomości.
• Weryfikacja ulg podatkowych (B+R, IP Box, robotyzacja).

Umowy i zobowiązania długoterminowe

• Przegląd leasingów, kredytów, pożyczek i usług cyklicznych.
• Weryfikacja harmonogramów spłat.

Sprawozdanie finansowe

• Bilans, RZiS, informacja dodatkowa, rachunek przepływów pieniężnych (dla większych jednostek).
• Zgromadzone dokumenty i dane dla audytora.

Analiza zarządcza

• Ocena rentowności produktów i usług.
• Analiza wykonania budżetu 2025.
• Przegląd kosztów stałych i zmiennych.
• Wnioski i rekomendacje na 2026 rok.

  Jacek Goliszewski, prezes BCC