4 tygodni temu
14
Jak powinien postąpić pracodawca, jeśli wypłaci pracownikowi wyższe wynagrodzenie niż należne? W przepisach przewidziano specjalną regulację, która pozwala na dokonanie odliczenia, ale tylko na ściśle określonych zasadach. Jak trzeba zrobić to poprawnie?
Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie
Wynagrodzenie za pracę jest objęte szczególną ochroną. Jednym z jej przejawów jest to, że nie wolno dokonywać z niego potrąceń innych, niż wyraźnie wskazane przez ustawodawcę. Korzystając z tej możliwości trzeba jednak przestrzegać sztywnych reguł – dokonywać potrąceń w określonej kolejności oraz w ustalonych przez ustawodawcę granicach i uwzględniając kwoty wolne od potrąceń. To jednak nie oznacza, że wynagrodzenie zawsze zostanie wypłacone w stałej wysokości. Dlaczego?
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W sytuacji gdy termin wypłaty wynagrodzenia zostanie w zakładzie pracy ustalony po zakończeniu miesiąca, ryzyko wypłaty pracownikom zbyt wysokiego wynagrodzenia znacząco się zmniejsza, bo pracodawca w większości przypadków w momencie naliczania go posiada informacje o ewentualnych nieobecnościach pracowników. Jednak również w takim przypadku może zdarzyć się, że informacje dotrą do działu kadr zbyt późno, a wynagrodzenie zostanie zawyżone. W takim przypadku dochodzi do sytuacji, w której pracownik otrzymuje więcej pieniędzy, niż powinien, a pracodawca musi w jakiś sposób dokonać wyrównania tej kwoty. Jak powinien to zrobić zgodnie z przepisami?
Polecamy: Kalendarz 2026
Kolejność dokonywania potrąceń
Z wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.).
Dokonanie potrącenia innych należności wymaga uzyskania na to zgody pracownika. Jednak ustawodawca przewidział stosowne rozwiązanie tego problemu. Jak bowiem wynika z art. 87 § 7 kp, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami
Odliczenie z wynagrodzenia a potrącenie
Jak z tego wynika w przypadkach takich, jak omawiany w tekście nie mamy do czynienia z potrąceniem z wynagrodzenia, a z odliczeniem. Oznacza to, że nie znajdują w tym wypadku zastosowania ograniczenia dotyczące potrąceń, a odliczenia, co wprost wynika z przepisu, dokonuje się w pełnej wysokości. Takie podejście potwierdzają również w wydawanych wyrokach sądach. Co więcej również Sąd Najwyższy podjął uchwałę dotyczącą tej problematyki. Wskazał w niej, że pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia z góry powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu w każdym przypadku nieświadczenia pracy, chyba że z mocy przepisu szczególnego zachował do niego prawo mimo nieświadczenia pracy. Również pracownik, któremu zakład pracy wypłaca wynagrodzenie po wykonaniu pracy („z dołu”), musi liczyć się z tym, że nie otrzyma wynagrodzenia za czas nie przepracowany (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., sygn. akt I PZP 49/94).
Dalszy ciąg materiału pod wideo
Po upływie terminu zmieniają się zasady
Tym na co trzeba zwrócić w tym przypadku uwagę jest jednak to, że możliwość odliczenia wynagrodzenia nadpłaconego w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia jest ograniczona jedynie do najbliższego terminu płatności, czyli do terminu wypłaty kolejnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli pracodawca w wyniku błędu czy przeoczenia nie dokona „wyrównania” wynagrodzenia w najbliższym terminie wypłaty, to nie będzie już miał możliwości zrobienia tego na podstawie art. 87 § 7 kp. Po tym terminie potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia będzie możliwe jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Jeżeli pracownik takiej zgody nie wyrazi, to pracodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia bez naruszenia przepisów o ochronie wynagrodzeń. Jak bowiem wynika z art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. W takich przypadkach należy pamiętać również o tym, że nawet jeśli pracownik wyrazi zgodę na potrącenie, to trzeba będzie go dokonać przy uwzględnieniu grani potrąceń i kwot wolnych.
art. 87 § 7, art. 91, art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)
English (US) · 
Polish (PL) ·