Ostatni moment na wdrożenie KSeF: Dlaczego duże firmy muszą działać już teraz?

Choć termin może wydawać się odległy, przygotowanie do KSeF to złożony proces, który wymaga czasu – szczególnie w przypadku większych organizacji. Im szybciej firma zacznie działać, tym mniejsze ryzyko kosztownych opóźnień i błędów.

Czym jest KSeF i jak wpłynie na Twoją firmę?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów, której celem jest ujednolicenie sposobu fakturowania, usprawnienie komunikacji z administracją publiczną oraz zapobieganie oszustwom podatkowym. Już od 2026 roku system ten stanie się jedynym dopuszczalnym kanałem wystawiania i odbierania faktur w transakcjach B2B.

Po wejściu w życie nowych przepisów każda faktura będzie musiała mieć formę ustrukturyzowaną – czyli zawierać KSeF ID i być zapisana w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3), która zastąpi dotychczasowy format FA(2). Oznacza to koniec faktur papierowych oraz plików PDF i CSV, które przestaną być uznawane za ważne faktury VAT.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie niemal wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Polska tym samym dołączy do rosnącej grupy państw, które wdrożyły już obowiązkowe e-fakturowanie, w tym m.in. Włoch, Rumunii, Filipin czy Argentyny.

Dlaczego warto zacząć przygotowania już teraz?

Choć Ministerstwo Finansów zapowiedziało okres przejściowy bez kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 roku, nie oznacza to, że firmy mogą zwlekać z przygotowaniami. Od momentu wejścia w życie obowiązku wszystkie faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie przez KSeF. Oznacza to, że dokumenty wystawione poza systemem nie będą uznawane za prawidłowe faktury VAT.

Dla firm, które nie zdążą z wdrożeniem, może to skutkować wieloma problemami - od wstrzymania sprzedaży i zakłóceń w księgowości, po utratę płynności finansowej i zaufania kontrahentów. Co więcej, integracja systemów, konwersja danych do formatu XML, przeszkolenie zespołów czy testy to procesy, których nie da się przeprowadzić z dnia na dzień.

Po zakończeniu okresu przejściowego, przedsiębiorstwom, które nie wystawią faktury w wymaganym formacie lub nie prześlą jej do systemu na czas, będą grozić dotkliwe sankcje – nawet do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze. Jeśli dokument nie zawiera wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% całkowitej kwoty transakcji.

Działając już teraz, firma zyskuje kontrolę nad przebiegiem wdrożenia i minimalizuje ryzyko kosztownych przestojów.

Największe wyzwania dla dużych firm

Wdrożenie KSeF w dużych organizacjach to znacznie więcej niż tylko zmiana formatu faktury. Kluczowym wyzwaniem jest dostosowanie istniejącej infrastruktury IT do nowych wymagań prawnych i technicznych. Aby możliwa była pełna automatyzacja i sprawny przepływ danych, niezbędna jest integracja systemów ERP, księgowych oraz magazynowych z KSeF, co niejednokrotnie może przysporzyć wielu trudności, do których należą:

Złożona infrastruktura IT

Im bardziej skomplikowane i niestandardowe rozwiązania funkcjonują w firmie, tym większe jest ryzyko potencjalnych problemów integracyjnych. Różnorodność formatów danych i zależności między modułami mogą znacznie wydłużyć czas wdrożenia.

Konieczność wymiany lub rozbudowy systemu finansowo-księgowego

Dotychczasowe oprogramowanie używane przez firmę często może nie być dostosowane do wymogów technicznych KSeF. W takich przypadkach konieczne jest szybkie zidentyfikowanie potrzeb biznesowych i wybór rozwiązania, które zapewni zgodność z platformą rządową. Warto zwrócić uwagę nie tylko na funkcjonalność systemu, ale też na stabilność dostawcy i jakość wsparcia technicznego.

Czasochłonność całego procesu

Na pełne wdrożenie KSeF składa się m.in. analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja, testy i szkolenia. To wszystko sprawia, że w dużych przedsiębiorstwach proces ten to często nie kwestia dni, ale miesięcy, a każde opóźnienie może znacząco wpłynąć na ciągłość operacyjną firmy.

Jak przygotować się do nadchodzącego obowiązku?

Przygotowanie firmy do obowiązkowego korzystania z KSeF to nie tylko kwestia zakupu odpowiedniego oprogramowania. To kompleksowy proces, który powinien być realizowany etapami – najlepiej według jasno zdefiniowanego planu, na który składają się:

1. Audyt procesów fakturowania: Należy zacząć od analizy obecnego sposobu wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur. Pozwoli to zidentyfikować ewentualne braki i niezgodności.

2. Wybór systemu do integracji z KSeF: Najlepiej postawić na sprawdzone rozwiązanie, które automatyzuje proces fakturowania oraz zapewnia bezproblemowe przesyłanie danych z systemów wewnętrznych firmy, takie jak np. Comarch EDI.

3. Szkolenie zespołu: Osoby odpowiedzialne za fakturowanie i księgowość powinny znać nowe procedury i potrafić obsługiwać nowy system.

4. Konfiguracja i testy: Przed rozpoczęciem korzystania z systemu warto sprawdzić go w praktyce. Wcześniejsze testy pozwolą wykryć ewentualne błędy i upewnić się, że wszystko działa poprawnie.

5. Przygotuj plan awaryjny: Na sam koniec dobrze jest stworzyć procedury na wypadek problemów technicznych, np. tymczasowego braku dostępu do KSeF.

Tylko dobrze zaplanowane i przemyślane wdrożenie daje gwarancję zgodności z przepisami i ciągłości operacyjnej po wejściu obowiązku w życie.

Comarch EDI – sprawdzone rozwiązanie dla dużych firm

Wdrożenie KSeF niejednokrotnie będzie wymagać od firm dużej ingerencji w dotychczasowe procesy biznesowe oraz posiadaną infrastrukturę IT. Samodzielna integracja z KSeF wiąże się z koniecznością posiadania odpowiednich zasobów IT oraz zaawansowanej wiedzy technologicznej. W przypadku dużych firm znacznie wygodniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy posiadającego gotowe rozwiązanie, które zostało już zintegrowane z KSeF.

Takim rozwiązaniem jest Comarch EDI – system elektronicznej wymiany dokumentów zapewniający pełną integrację z KSeF. System obsługuje cały proces – od walidacji faktury, przez wysyłkę do KSeF, aż po odbiór i monitorowanie statusu. Comarch EDI minimalizuje konieczność ręcznej obsługi, co znacząco skraca czas realizacji i ogranicza ryzyko błędów.

Korzyści z wdrożenia KSeF z Comarch EDI:

• Krótszy czas implementacji
• Większa automatyzacja i redukcja błędów w procesie fakturowania
• Szybszy obieg dokumentów i pełna zgodność z najnowszymi regulacjami
• Obsługa wymiany załączników poza KSeF
• Integracja z ERP i zgodność z przepisami w wielu krajach

Zobacz, jak wygląda wdrożenie KSeF z Comarch EDI w praktyce – umów się na konsultację z ekspertem Comarch.

To ostatni dzwonek – zacznij działać już teraz

Wdrożenie KSeF to obowiązek, którego nie da się uniknąć – ale sposób, w jaki Twoja firma się do niego przygotuje, ma ogromne znaczenie. Działania podjęte dziś to gwarancja, że za kilka miesięcy nie będziesz musieć działać w pośpiechu i pod presją.

Każdy tydzień zwłoki to większe ryzyko: ograniczona dostępność wykonawców, problemy z integracją, przestoje operacyjne, a po okresie przejściowym – również kary. Wybierając doświadczonego partnera technologicznego, możesz przejść przez ten proces świadomie, sprawnie i bezpiecznie, zachowując pełną ciągłość operacyjną.

Jeśli jeszcze nie rozpocząłeś przygotowań – teraz jest najlepszy moment.

Wyprzedź zmiany i przygotuj firmę na KSeF już teraz – zyskaj spokój i pełną gotowość na nadchodzące obowiązki!