Staż pracy w 2026. Te dokumenty z ZUS wydłużą urlop, zapewnią dodatki i odprawy

• Od 2026 r. do stażu pracy będzie można zaliczyć także umowy cywilnoprawne i działalność gospodarczą, co wpłynie m.in. na urlop, dodatki stażowe, odprawy i okres wypowiedzenia
• Staż potwierdzi ZUS na wniosek pracownika, wyłącznie na podstawie danych w swoim systemie; brakujące okresy trzeba udokumentować samodzielnie
• Dokumenty spoza ZUS należy przedstawić pracodawcy, m.in. umowy, rachunki, dowody opłacania składek, dokumenty zagraniczne lub wpisy z rejestru działalności
• Na udokumentowanie stażu pracownik ma 24 miesiące od wejścia przepisów w życie
• Najwięcej zyskają osoby na zleceniach i samozatrudnieni, bo ich staż może wzrosnąć nawet z kilku do kilkunastu lat, znacząco poprawiając uprawnienia pracownicze

Jak potwierdzić przeszły staż pracy?

Staż pracy decyduje o wielu uprawnieniach pracowniczych, w tym o długości urlopu, dodatkach stażowych do wynagrodzenia, narodach jubileuszowych, wysokości odprawy przy zwolnieniu i przejściu na emeryturę, a także o długości okresu wypowiedzenia. Im dłuższy staż pracy, tym lepsze warunki dla pracownika. Dlatego, jeśli przez lata pracowałeś na umowie zlecenia lub w ramach własnej działalności gospodarczej, zdecydowanie warto zająć się tematem uznania tego czasu do stażu pracy.

Jak potwierdzić staż pracy wykonywanej bez zawarcia stosunku pracy? W tym celu konieczne będzie uzyskanie zaświadczenia z ZUS. Zakład będzie wydawał takie dokumenty wyłącznie na wniosek i na podstawie informacji posiadanych w systemie. Jak wylicza „Gazeta Prawna”, potrzebne będą zaświadczenia o:

• opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli nie podlegałeś ubezpieczeniom społecznym,
• podleganiu ubezpieczeniu z tytułu wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej i z tytułu współpracy z tymi osobami oraz pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

ZUS nie będzie prowadził żadnych dodatkowych postępowań wyjaśniających ani pozyskiwał informacji od pracowników czy pracodawców. Jeśli w systemie nie ma informacji o danym okresie aktywności, zaświadczenie obejmie wyłącznie to, co ZUS posiada w swoich rejestrach. Dlatego kluczowe będzie zebranie przez pracownika wszystkich dokumentów potwierdzających zatrudnienie i stan ubezpieczenia.

Co zrobić, jeśli ZUS ma nieprawidłowe dane?

Dane dostępne w systemie możesz sprawdzić jeszcze przed złożeniem wniosku. Wystarczy, że zalogujesz się w PUE/eZUS – znajdziesz je w zakładce „Ubezpieczenia i płatnicy”. Jeżeli w systemie brakuje okresów, które powinny być tam ujęte, warto jak najszybciej skontaktować się z instytucją, która była płatnikiem składek (np. zleceniodawcą lub biurem rachunkowym obsługującym działalność gospodarczą).

ZUS nie ma kompetencji do odtwarzania niezgłoszonych składek, dlatego w praktyce jedyną drogą jest złożenie korekt przez pierwotnego płatnika.

W przypadku osób samozatrudnionych, które latami samodzielnie opłacały składki, przydatne będą dawne deklaracje ZUS, potwierdzenia przelewów lub dokumenty księgowe. Jeżeli nie masz możliwości odzyskania dokumentów, a dane nie widnieją w systemie ZUS, okres ten nie będzie mógł zostać uznany, nawet jeśli faktycznie pracowałeś.

Kogo nowe przepisy obejmą w największym stopniu?

Największa korzyści ze zmiany przepisów odczują osoby, które przez wiele lat pracowały na umowach cywilnoprawnych – szczególnie w sektorach takich jak handel, gastronomia, opieka, branża kreatywna czy edukacja. Równie dużo zyskają przedsiębiorcy i samozatrudnieni, zwłaszcza ci, którzy prowadzili działalność w kilku okresach lub mieli częste przerwy.

Przepisy odczują również osoby, które pracowały za granicą, bo zmiana pozwoli im łatwiej połączyć zagraniczne doświadczenie z polskim stażem pracy, co przełoży się na dodatkowe uprawnienia pracownicze po powrocie do kraju.

Zaliczenie dodatkowych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy może oznaczać:

• wydłużenie urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni po osiągnięciu 10 lat stażu,
• wyższy dodatek stażowy – szczególnie w sektorze publicznym,
• uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej,
• wyższą odprawę przy zwolnieniu i przejściu na emeryturę,
• dłuższy okres wypowiedzenia,
• spełnienie wymogów stażowych do objęcia stanowisk, dla których wymagane są konkretne lata doświadczenia.

W przypadku osób, które przez wiele lat pracowały wyłącznie na umowach cywilnoprawnych, różnice mogą być ogromne – dotychczasowy 3-4-letni staż może wzrosnąć nawet do kilkunastu lat.

Jak przygotować się do naliczania stażu po 2026 roku?

Eksperci wskazują, aby nie czekać do ostatniej chwili. Najważniejsze kroki to:

1. Weryfikacja danych w PUE/eZUS i sprawdzenie, które okresy są ujęte.
2. Zebranie dokumentów potwierdzających aktywność zawodową – umów, rachunków, faktur, wyciągów bankowych, deklaracji ZUS, zaświadczeń od zagranicznych pracodawców.
3. Spisanie listy okresów wraz z krótkim opisem: daty, rodzaj wykonywanej pracy, nazwa podmiotu, załączone dokumenty.
4. Zabezpieczenie dokumentów zagranicznych (niektóre instytucje przechowują dane tylko kilka lat).

Ustawodawca nie przewiduje możliwości uzupełniania stażu po upływie 24 miesięcy od wejścia w życie przepisów.

Jak udokumentować okresy nieujęte w zaświadczeniu ZUS?

Pracownik może przedstawić pracodawcy m.in.:

• stare umowy zlecenia lub agencyjne,
• rachunki, przelewy, korespondencję potwierdzającą wykonanie zlecenia,
• dokumenty księgowe dotyczące działalności gospodarczej,
• wypisy z rejestru działalności wraz z dowodami opłacenia składek,
• dokumenty podatkowe lub ubezpieczeniowe z zagranicy,
• zaświadczenia od zagranicznych pracodawców,
• wpisy do księgi członkowskiej spółdzielni kółek rolniczych.

Każdy dokument powinien być czytelny i wiarygodny. Warto dołączyć krótkie pismo wyjaśniające, jakie okresy obejmują przedstawione dowody.

Jeśli niezbędne dokumenty sprzed lat zaginęły, należy spróbować odzyskać je u byłego zleceniodawcy, pracodawcy lub instytucji zagranicznych. Trzeba jednak pamiętać, że nie mają oni obowiązku przechowywania dokumentów w nieskończoność ani obowiązku wydania duplikatu.

Jeżeli okresu nie uda się udokumentować żadnym dokumentem, nie będzie on mógł zostać zaliczony do stażu pracy.

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.