Stały grafik a rozliczanie odstępstw: nadgodziny, dni wolne i odpoczynek

Każde polecenie pracy poza ustalonym rozkładem skutkuje powstaniem nadgodzin albo pracą w dniu wolnym, co wymaga właściwej rekompensaty i przestrzegania limitów odpoczynku. Naruszanie tych zasad prowadzi do łamania przepisów prawa pracy i może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową.

W przypadku stałych rozkładów czasu pracy określonych w regulaminie i przy braku postanowień dopuszczających elastyczne planowanie, pracodawca jest w pełni związany ustalonym przez siebie harmonogramem. Może polecić pracę poza tymi godzinami lub dniami, lecz wówczas będzie to praca nadliczbowa albo wykonywana w dniu wolnym od pracy. Niedopuszczalne jest natomiast dowolne przesuwanie godzin czy dni pracy.

Zobrazuję to przykładem, do którego będę się odwoływać w dalszej części artykułu. Zakładam, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w stałym rozkładzie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, w miesięcznych okresach rozliczeniowych. We wrześniu 2025 r. przepracował dodatkowo: 2 września od 16.00 do 19.00, 3 września od 5.00 do 8.00, przy czym tego dnia został zwolniony z pracy wcześniej – o 15.00. Następnie świadczył pracę 13 września od 9.00 do 14.00, a także 16 września od 5.00 do 8.00 i 17 września od 16.00 do 22.00. Jak należy zrekompensować taką pracę? W przedstawionej sytuacji pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, za który należy zapewnić mu inny dzień wolny. Za nadgodziny przysługuje mu wynagrodzenie wraz z dodatkami (w wysokości 50 proc., przy czym część pracy przypadała na porę nocną – a wówczas dodatek wynosi 100 proc.) albo odpowiedni czas wolny. Jednocześnie doszło do naruszenia przepisów dotyczących minimalnego odpoczynku dobowego, co stanowi wykroczenie i może skutkować nałożeniem kary grzywny. Wcześniejsze zwolnienie pracownika z pracy w dniu 3 września nie może być uznane za zmianę rozkładu czasu pracy, lecz jedynie za częściową rekompensatę za nadgodziny. Częściową – ponieważ w sytuacji, gdy pracodawca samodzielnie oddaje pracownikowi czas wolny za nadgodziny, przysługuje on w wymiarze 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową.