Rewolucja dla trzech milionów firm. Tak ma działać w praktyce

Jak pisaliśmy na money.pl - KSeF zostanie wdrożony w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 r. dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 r. przekroczy 200 milionów złotych. Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 r., z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 r. dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie.

Co przyniesie KSeF?

Jak wylicza Juszczyk - pierwszym atutem systemu jest pełna automatyzacja obiegu faktur po przesłaniu pliku XML do KSeF gdzie system nadaje numer KSeF. Doradca podatkowy wyjaśnia, że numer ten staje się podstawowym identyfikatorem dokumentu, który znajdzie się również w ewidencjach.

- Faktura trafia do nabywcy praktycznie w czasie rzeczywistym, a dokument jest przechowywany w systemie przez 10 lat. Dzięki temu znika ryzyko zagubienia dokumentów i nie ma potrzeby wystawiania duplikatów - tłumaczy.

Drugą korzyścią - zdaniem doradcy InFaktu - są uproszczenia podatkowe. Dostęp administracji do faktur ma skrócić termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni, ograniczyć liczbę czynności sprawdzających oraz uprościć rozliczenia korekt.

- Znika również obowiązek składania JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla faktur VAT - przyp. red.) na żądanie, o ile dane faktury znajdują się w KSeF. To duże ułatwienie dla księgowości - twierdzi Juszczyk.

Kolejnym aspektem, który ma poprawić KSeF jest bezpieczeństwo obrotu. KSeF ma zapewnić, że fakturę wystawia podmiot uwierzytelniony poprzez podpis, pieczęć lub certyfikat KSeF, a te dane można zweryfikować. Dzięki kodom QR (różnym dla trybu online i offline) możliwa jest szybka weryfikacja zarówno faktury, jak i tożsamości jej wystawcy, co ma istotnie zmniejszyć skalę wyłudzeń VAT.

Część rzeczy do poprawy

Zdaniem eksperta nowy system nie jest jednak pozbawiony wad. Jego zdaniem najczęściej wskazuje się na złożoność obsługi, szczególnie w początkowym okresie.

- Konieczność ścisłego wypełniania pól w strukturze XML, brak możliwości edycji raz wystawionej faktury czy skomplikowane zasady funkcjonowania trybów offline24 i offline awaryjnego wymagają od przedsiębiorców i księgowych nowej wiedzy oraz dostosowanych systemów księgowych - wylicza Juszczyk.

Kolejnym problemem mogą być potencjalne przestoje systemowe. W przypadku niedostępności KSeF trzeba przejść w tryb offline wystawiać faktury z odpowiednimi kodami QR, a następnie przesłać je do systemu w ciągu określonego w ustawie terminu. Każde opóźnienie lub błąd w tym procesie może skutkować karą.

- Trzecim problemem jest skala odpowiedzialności związana z uprawnieniami. W KSeF każda osoba lub podmiot działa na podstawie nadanego uprawnienia, a błędne ich zarządzanie (np. w biurach rachunkowych) może prowadzić do nieautoryzowanego wystawienia faktury. Wreszcie, firmy muszą pamiętać, że kody QR w trybie offline, jeden prowadzący do faktury, drugi do weryfikacji certyfikatu, wymagają prawidłowego przygotowania wizualizacji. Ich brak lub niepoprawna treść może utrudniać odbiorcy dostęp do dokumentu - podsumowuje Juszczyk.