Plan urlopów na 2026 r. Ten zapis w Kodeksie pracy zmienia wszystko

1 dzień temu 9

Plan urlopów nie zawsze jest obowiązkowy - można z niego zrezygnować przy zgodzie związków lub gdy ich nie ma
Najlepiej przygotować plan jeszcze przed końcem roku
Plan może obejmować cały rok lub krótszy okres
Należy uwzględnić wnioski pracowników i konieczność ciągłości pracy

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Plan urlopów to nie tylko biurowa formalność, ale instrument organizacyjny, który pomaga uporządkować wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych w firmie. Kodeks pracy przewiduje, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Plan ten nie obejmuje urlopu na żądanie, czyli czterech dni z puli urlopu wypoczynkowego, które pracownik może wykorzystać samodzielnie, bez planowania z wyprzedzeniem.

Jak podaje Infor.pl, pracodawca nie zawsze ma obowiązek tworzenia planu urlopów na cały rok. W sytuacji, gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa i wyrazi zgodę na rezygnację z planu, pracodawca może nie sporządzać takiego dokumentu. Ta sama zasada dotyczy przedsiębiorców, u których związków zawodowych nie ma.

Jak i kiedy przygotować plan urlopów?

Dobrą praktyką jest przygotowanie planu urlopów jeszcze przed końcem roku, czyli najlepiej do 31 grudnia 2025 r., aby pracownicy mieli jasność co do możliwości zaplanowania wypoczynku w nadchodzącym roku. Choć przepisy nie ustalają sztywnego terminu dla planu na cały rok kalendarzowy, Infor.pl podkreśla, że wcześniejsze przygotowanie ułatwia zarówno organizację pracy, jak i samych urlopów.

W praktyce możliwe jest także sporządzenie planu urlopów na krótszy okres, np. na półrocze, kwartał czy nawet dłuższe miesiące, co daje większą elastyczność i ułatwia jego aktualizowanie w trakcie roku. Taki plan na pierwsze półrocze powinien być gotowy przed końcem roku, a plan na drugie - udostępniony pracownikom przed 1 lipca.

Co uwzględnić w planie urlopów?

Przy sporządzaniu planu urlopów pracodawca powinien wziąć pod uwagę przede wszystkim wnioski pracowników dotyczące preferowanych terminów urlopu. Uwzględnienie ich oczekiwań, o ile nie koliduje to z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy, jest kluczowe dla sprawnej organizacji pracy w przedsiębiorstwie.

Plan urlopów zazwyczaj obejmuje różne rodzaje urlopów wypoczynkowych (bieżący, zaległy oraz uzupełniający) z uwzględnieniem sytuacji, w której pracownik może nabyć prawo do dodatkowych dni urlopu w trakcie roku.

Warto pamiętać, że plan urlopów to nie tylko narzędzie do zarządzania dniami wolnymi; to także forma komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami, która sprzyja transparentności i porządkowi w firmie.

Praktyczne wskazówki dla pracodawców:

Zacznij planowanie wcześniej, najlepiej już w grudniu, by dać czas na zgłoszenie przez pracowników preferowanych terminów.
Uwzględnij specyfikę działalności firmy - plan urlopów powinien pozwalać na zapewnienie obsady kluczowych stanowisk.
Pamiętaj o udostępnieniu planu pracownikom, aby każdy miał jasność co do swoich uprawnień i możliwości urlopowych.

Przygotowanie planu urlopów może wydawać się formalnością, ale odpowiednio wcześniej opracowany daje komfort pracodawcy i pracownikom oraz ułatwia organizację pracy na cały nadchodzący rok. Jak podaje Infor.pl, dobrze przemyślany plan urlopów to krok w stronę sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.