Okres przejściowy w Krajowym Systemie e-Faktur skomplikuje pracę księgowych

W obiegu będą nie tylko dokumenty dostarczane przez KSeF, lecz także wizualizacje, potwierdzenia zakupu oraz faktury wystawione poza systemem. Za ich merytoryczną weryfikację powinni odpowiadać podatnicy, a nie obsługujące ich biura rachunkowe, dlatego w umowach z ich klientami trzeba to wyraźnie zapisać.

Na każdym szkoleniu i konferencji ich uczestnicy poruszają niezwykle ważny temat: chodzi o ryzyko związane z odliczeniem VAT z faktur, które będą wpływały różnymi drogami, a dokładniej – z dokumentów, których tylko część będzie fakturami. W teorii problem nie powinien w ogóle występować, bo przecież faktury ustrukturyzowane będą wpływały do krajowego czynnego podatnika VAT wyłącznie za pośrednictwem KSeF (z zastrzeżeniem niektórych przypadków doręczeń w razie awarii). W praktyce może on jednak wystąpić i obawy podatników i księgowych nie są na wyrost. Owszem, w kolejnych latach z pewnością będzie coraz lepiej, ale jest to na razie jedynie obietnica.

Wcześniej czeka nas 2026 r. ze swoimi przepisami przejściowymi. Rok, w którym niedochowanie zasad fakturowania ustrukturyzowanego, w tym całkowite jego niestosowanie, nie będzie sankcjonowane, co samo w sobie dla części podatników, tych mniej zdyscyplinowanych, a może „wiecznie zajętych”, jest swoistym przyzwoleniem na niestosowanie faktur ustrukturyzowanych. Oczywiście, należy liczyć się z tym, że niektórych spośród nich do prawidłowego stosowania faktur ustrukturyzowanych zmotywują… ich kontrahenci. Taki skutek może przynieść prosty, a jednocześnie dość często stosowany w praktyce zapis umowny, w myśl którego termin płatności liczony jest od momentu doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. W takiej sytuacji – przy braku odmiennych zastrzeżeń – nabywca może uznać, że tak długo, jak długo nie otrzyma od polskiego dostawcy/świadczącego usługę faktury ustrukturyzowanej, termin płatności nie biegnie i nie musi płacić za zakupione świadczenia. To w istocie może zachęcić do wdrożenia i stosowania fakturowania ustrukturyzowanego.