Nie KSeF a dobry workflow uchroni firmę przed błędami i próbami oszustw. Jak prawidłowo zorganizować pracę i obieg dokumentów w firmie od lutego 2026 roku?

W świecie PDF-ów faktura była „dostarczana” mailem lub wraz z załącznikami.
W KSeF wygląda to inaczej: faktura uznana jest za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF - nawet jeśli nikt jeszcze jej nie pobrał.

Dlatego workflow musi:
• automatycznie pobierać faktury z KSeF,
• rejestrować datę nadania numeru KSeF (nowa „data otrzymania”),
• kierować dokumenty do odpowiednich procesów bez opóźnień,
• eliminować sytuacje, w których faktura „leży niewidoczna” w systemie MF.

To fundamentalna zmiana dla rozliczeń VAT i pracy działów finansowych.

Dlatego workflow musi wykonywać własne walidacje, m.in.:
• status VAT (MF),
• weryfikacja rachunku z białej listy,
• aktywność firmy w GUS,
• dane w VIES,
• zgodność kwot z zamówieniem i budżetem.

To workflow, a nie KSeF, chroni firmę przed błędami i próbami oszustw. To jest miejsce, gdzie rozwiązania takie jak AMODIT są szczególnie pomocne – potrafią wykonywać takie kontrole automatyczne na każdym etapie procesu.

W KSeF:
• nie ma not korygujących,
• nabywca nie może poprawić błędów,
• każda korekta wymaga faktury korygującej od sprzedawcy.

Dlatego workflow musi umożliwiać:
• zgłaszanie błędów do dostawcy,
• monitorowanie statusów korekt,
• powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym,
• tworzenie pełnej historii.

Bez tego dział księgowy łatwo traci kontrolę nad przepływem korekt. To wymaga zmian w procedurach firmowych.

W modelu PDF momentem „otrzymania” był: mail, data na kopercie, moment wpisania faktury do systemu – czyli różnie.
W KSeF jedyną prawnie obowiązującą datą jestdata nadania numeru KSeF.

Workflow powinien:
• pobierać tę datę automatycznie,
• używać jej przy rozliczeniach VAT,
• informować księgowość o nowych dokumentach.

Ręczne przeglądanie KSeF jest nierealne przy większych wolumenach.

KSeF zmienia naturalny kierunek przepływu danych. Faktura pojawia się najpierw w systemie państwowym, a dopiero później powinna zostać powiązana z procesami biznesowymi i księgowaniem. Dlatego jedna integracja nie wystarczy — systemy muszą współpracować jako całość.

Aby proces działał płynnie, potrzebne jest połączenie:
• KSeF – dostarcza dane źródłowe,
• Workflow – nadaje kontekst (akceptacje, budżety, załączniki, kontrola),
• ERP – księguje dane.

Workflow staje się centrum informacji i miejscem:
• scalania dokumentów,
• walidacji,
• budowy historii,
• zapewnienia zgodności podatkowej.

To tutaj „rozumiany” jest proces, którego KSeF ani ERP samodzielnie nie potrafią odwzorować. Bez tej trójstronnej integracji firma traci spójność procesów i kontrolę nad dokumentami.

Wraz z wprowadzeniem KSeF wiele firm obawia się, że rosnąca automatyzacja może ograniczyć rolę działów księgowych. W praktyce jest dokładnie odwrotnie. Automatyzacja obejmuje powtarzalne czynności, takie jak pobieranie faktur, uzupełnianie danych, kontrola techniczna czy podstawowe walidacje. Dzięki temu eksperci finansowi mogą skupić się na obszarach wymagających wiedzy i doświadczenia.

Workflow:
• usuwa pracę niskowartościową, taką jak przepisywanie danych z PDF,
• redukuje liczbę pomyłek, zwłaszcza tych powtarzalnych i technicznych,
• umożliwia analizę wyjątków, które w KSeF staną się bardziej widoczne,
• skraca czas obiegu dokumentu, bo większość pól jest wypełniana automatycznie.

Zmienia się także charakter pracy księgowego: zamiast „przeklepywania” danych staje się on moderatorem i kontrolerem jakości procesu. W firmach korzystających z AMODIT obserwujemy, że pracownicy nie wykonują mniej zadań — wykonują zadania bardziej adekwatne do swojej roli.

Automatyzacjaodciąża ludzi, ale ichnie zastępuje. W świecie KSeF to eksperci, a nie algorytmy, podejmują merytoryczne decyzje: czy dokument jest zgodny z umową, czy wydatek jest zasadne, czy dane są kompletne. System przygotowuje dane — człowiek je interpretuje i akceptuje.

KSeF wprowadza nowe ryzyka, których wcześniejsze procesy firmowe często nie uwzględniały. Sam fakt poprawności technicznej pliku XML nie oznacza, że dokument jest prawidłowy biznesowo — dlatego organizacje muszą dostosować swoje procedury. Najczęstsze wyzwania to:
• faktury pobrane z KSeF bez kompletu załączników,
• brak zgodności kwot z zamówieniem lub budżetem,
• rachunek bankowy poprawny technicznie, ale niezgodny z białą listą,
• faktury od podmiotów podszywających się pod dostawcę,
• brak powiązania dokumentu z projektem, MPK lub polityką zakupową.

Workflow przechwytuje takie błędy „na wejściu”, zanim trafią do ERP czy rozliczeń VAT. System kieruje dokument do właściwej osoby, wymusza uzupełnienie braków i zapewnia spójność procesu. Dzięki temu organizacja ma pełną kontrolę nad kosztami i może bezpiecznie funkcjonować w nowych realiach KSeF.

KSeF zmienia fundamentalnie sposób pracy z fakturami: ich formę, sposób doręczania, proces korekt i odpowiedzialności. Workflow jest miejscem, w którym te zmiany można uporządkować i zautomatyzować – od pobierania dokumentów z KSeF, przez walidacje i akceptacje, aż po integrację z ERP.

Firmy, które wdrażają workflow (jak AMODIT), przechodzą transformację nie tylko szybciej, ale również z większą pewnością podatkową, spójnością danych i kontrolą kosztów.
W świecie, w którym faktura staje się wpisem w bazie danych,workflow nadaje temu wpisowi znaczenie.

dr Przemysław Sołdacki | CEO AMODIT
Specjalizuje się w cyfrowej transformacji firm oraz automatyzacji procesów biznesowych. Swoją przygodę z technologią rozpoczął w wieku 13 lat, programując na Commodore C64. Ukończył doktorat w obszarze sztucznej inteligencji (NLP). Pracował jako programista, konsultant i menedżer projektów IT, tworząc rozwiązania dla dużych organizacji w Polsce i za granicą. Dziś rozwija platformę workflow AMODIT opartą na sztucznej inteligencji, wspierając firmy w cyfryzacji obiegu dokumentów, automatyzacji procesów i wdrożeniu e-faktur. Łączy strategiczne myślenie z praktycznym podejściem – skupia się na rozwiązywaniu realnych wyzwań biznesowych.