Listonosz już nie zapuka. Wielkie zmiany ws. papierowego awizo. Od kiedy?

Od 1 stycznia 2025 roku nastąpiła istotna zmiana w sposobie komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a obywatelami. Rada Ministrów przyjęła nowelizację ustawy o e-Doręczeniach. Po przyjęciu przez Radę Ministrów na posiedzeniu 29 października 2024 r. projekt trafił do Sejmu.

System e-Doręczeń. Co się zmieni?

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, którego celem jest usprawnienie działania systemu e-doręczeń i doprecyzowanie przepisów, które budziły wątpliwości w pierwszych miesiącach ich obowiązywania. Kluczowe zmiany obejmują stworzenie Katalogu Podmiotów Publicznych (KPP) oraz rozszerzenie zakresu stosowania przepisów na podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne.

Rozszerzenie obowiązku i nowe zasady

Projekt zakłada objęcie podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Oznacza to, że będą one musiały prowadzić korespondencję z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wprowadzono również zasadę tzw. fikcji doręczenia, która będzie miała zastosowanie w przypadku korespondencji pomiędzy tymi podmiotami.

Wprowadzone zmiany nie wpłyną na wszystkich jednakowo, a sposób otrzymywania listów zależeć będzie od posiadania tzw. Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE).

• Dla posiadaczy ADE: Cała korespondencja będzie przesyłana wyłącznie w formie cyfrowej (elektronicznie).
• Dla osób bez ADE: List zostanie doręczony w formie hybrydowej. Oznacza to, że dokument najpierw trafi do systemu elektronicznie, a dopiero później zostanie wydrukowany i dostarczony fizycznie przez listonosza.

Utworzenie Katalogu Podmiotów Publicznych

W ramach nowelizacji powołany zostanie Katalog Podmiotów Publicznych (KPP), czyli centralny rejestr prowadzony przez ministra ds. informatyzacji. Będzie on gromadził dane o podmiotach publicznych i niepublicznych realizujących zadania publiczne, co ma zapewnić jedno, referencyjne źródło informacji. Ma to również ułatwić wymianę danych z innymi systemami administracji publicznej, takimi jak REGON, KRS, BAE czy ePUAP.

Pozostałe kluczowe zmiany

• Doprecyzowanie definicji usług: Projekt precyzuje, że publiczna usługa hybrydowa (PUH) dotyczy wyłącznie obrotu krajowego, a PURDE jest kwalifikowaną usługą doręczenia elektronicznego, zgodną z unijnym rozporządzeniem eIDAS (910/2014).
• Wyłączenia i wyjątki: Uściślono przepisy dotyczące wyłączenia stosowania ustawy w przypadku korespondencji zawierającej informacje niejawne. Określono też wyjątki od używania PURDE i PUH dla dokumentów pierwotnie sporządzonych w formie papierowej.
• Integracja systemów: Podmioty publiczne, które korzystają z własnych rozwiązań technicznych do doręczania korespondencji, będą musiały zintegrować je z centralnym systemem e-doręczeń w ciągu 36 miesięcy od wejścia w życie ustawy.
• Likwidacja nieaktywnych ADE: Projekt przewiduje likwidację nieaktywnych adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), które nie zostaną aktywowane w ciągu 12 miesięcy od ich utworzenia. Właściciele tych adresów zostaną o tym poinformowani z 14-dniowym wyprzedzeniem.
• Przyspieszenie terminów: Obowiązek stosowania PURDE i PUH przez podmioty publiczne, pierwotnie planowany na 1 października 2029 r., zostanie przyspieszony na 1 stycznia 2028 r.
• Zmiany w procedurze administracyjnej: Projekt wprowadza do Kodeksu postępowania administracyjnego wymóg podawania numeru PESEL lub innego unikalnego identyfikatora UE w pierwszym piśmie złożonym do organu, co ma usprawnić identyfikację podmiotu.
• Dostęp do rejestrów zawodowych: Zmiany w ustawach regulujących zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, notariusze) mają zapewnić ministrowi ds. informatyzacji automatyczny dostęp do prowadzonych przez nich rejestrów, co ułatwi tworzenie i aktualizację ADE.

Nowelizacja ma na celu usprawnienie komunikacji administracji z obywatelami i podmiotami gospodarczymi, a także zwiększenie efektywności całego systemu e-doręczeń. Oczekuje się, że wprowadzone zmiany przyczynią się do poprawy funkcjonowania cyfrowej administracji w Polsce.

Zmiany na Poczcie Polskiej

Wszystkie instytucje publiczne oraz przedstawiciele zawodów zaufania, takich jak prawnicy czy doradcy podatkowi, są zobowiązani do korzystania z systemu e-Doręczeń. To rozwiązanie, oferowane przez Pocztę Polską oznacza koniec z tradycyjnymi awizami i papierową korespondencją - teraz wszystko można załatwić online.

Od stycznia 2026 roku elektroniczny kontakt z urzędami (tzw. e-Doręczenia) stanie się obowiązkowym standardem.

Dla wielu obywateli oznacza to koniec uciążliwego odbierania awiz w placówkach pocztowych, ale jednocześnie wymaga przystosowania się do nowego, cyfrowego sposobu komunikacji.

Jak działa usługa eDoręczeń?

Usługa e-Doręczeń działa podobnie do poczty elektronicznej. Każdy użytkownik posiada unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który jest nadawany przez Ministra Cyfryzacji i wpisywany do specjalnej bazy adresów.

Aby zacząć korzystać z e-Doręczeń, należy złożyć wniosek o przyznanie ADE, a następnie aktywować Skrzynkę Doręczeń. Można przeprowadzić proces zdalnie, korzystając np. z profilu zaufanego czy aplikacji mObywatel. Po aktywacji system umożliwia wysyłanie i odbieranie cyfrowych listów poleconych, które -podobnie jak ich papierowe odpowiedniki -mają pełną moc prawną, potwierdzoną dowodem nadania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo