Listonosz już nie przyniesie Polakom awizo. Wielka zmiana już niedługo

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie przełomowy etap wdrażania systemu e-Doręczeń zastępujący papierowe awizo, który dla wielu obywateli i firm oznacza radykalną zmianę w komunikacji z urzędami. To koniec nieodebranych przesyłek, kolejek na poczcie i nerwowego poszukiwania zaginionej karteczki. W miejsce tego wprowadzany jest system równoważny prawnie tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru, ale działający całkowicie w domenie cyfrowej.

Papierowe awizo znika. Kto będzie objęty systemem e-Doręczenia?

Ta cyfrowa rewolucja, oparta na Ustawie o doręczeniach elektronicznych z 2020 roku (z późniejszymi nowelizacjami), ma na celu nie tylko uproszczenie życia obywateli, ale przede wszystkim przyspieszenie, standaryzację i podniesienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów w administracji publicznej. Jak wskazują dane Poczty Polskiej, zainteresowanie cyfrowym kanałem komunikacji stale rośnie, a system e-Doręczeń staje się nowym, nieuniknionym standardem dla milionów Polaków.

Kluczowym elementem zmian jest zasada, że od początku 2026 roku e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem komunikacji dla podmiotów publicznych. To oznacza, że urzędy, instytucje publiczne, sądy, a nawet muzea i ośrodki kultury, które zobowiązane są do posiadania aktywnego Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE), będą przesyłać korespondencję do obywateli i przedsiębiorstw niemal wyłącznie w tej formie.

Wdrożenie to było procesem stopniowym, rozciągniętym na lata 2024 i 2025. Rok 2025 był zdefiniowany jako okres przejściowy, w którym urzędy mogły jeszcze korzystać z ePUAP-u czy tradycyjnej poczty. Jednak od 1 stycznia 2026 roku ten okres się kończy, a e-Doręczenia staną się podstawowym i jednolitym sposobem komunikacji z urzędami.

Co z odbiorem awizo? Musisz założyć konto ADE

Dla obywatela oznacza to fundamentalną zmianę: jeśli posiada on aktywowany ADE, cała korespondencja urzędowa (pisma z ZUS, Urzędu Skarbowego, czy innej jednostki publicznej) będzie trafiać wyłącznie do jego elektronicznej skrzynki doręczeń (SDK). W ten sposób zanika konieczność fizycznego doręczenia listu przez listonosza, a tym samym awizo przechodzi do historii.

Mimo że rewolucja dotyka wszystkich, jej bezpośrednie konsekwencje zależą od indywidualnego zaangażowania. System e-Doręczeń nie jest zwykłym e-mailem - to kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która gwarantuje bezpieczeństwo, uwierzytelnienie tożsamości nadawcy i odbiorcy, oraz co najważniejsze - równoważność prawną z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Jak działa system dla obywateli?

1. Rejestracja: Aby w pełni korzystać z cyfrowej wygody i pożegnać awizo, obywatel musi złożyć wniosek o utworzenie ADE za pośrednictwem platformy gov.pl.
    
2. Aktywacja i Notyfikacja: Po aktywacji Skrzynki Doręczeń (SDK) i wpisie do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), urzędy zaczynają przesyłać korespondencję elektronicznie. Użytkownik wskazuje adres e-mail, na który otrzymuje notyfikację o oczekującej przesyłce.
    
3. Fikcja Doręczenia: W systemie cyfrowym, po upływie 14 dni od udostępnienia przesyłki, występuje fikcja doręczenia, tak samo jak w przypadku awizo na poczcie. Różnica polega na tym, że dostęp do przesyłki jest możliwy 24/7, bez konieczności wychodzenia z domu.

Co z tymi, którzy nie mają ADE? Jak odebrać awizo?

Osoby fizyczne, które nie złożą wniosku o ADE, nadal będą otrzymywać korespondencję, ale w formie hybrydowej. Dokument zostanie wysłany przez urząd cyfrowo, ale następnie wydrukowany i doręczony przez listonosza. W tym scenariuszu, tradycyjne awizo może wciąż mieć zastosowanie, jednak intencją ustawy jest stopniowe wygaszanie papierowego obiegu na rzecz cyfrowego.

Dla firm i przedsiębiorców, transformacja jest bardziej rygorystyczna. Obowiązek posiadania ADE dotyczy wszystkich przedsiębiorców, choć terminy różnią się w zależności od formy rejestracji:

• Firmy w KRS: Obowiązek posiadania ADE wszedł już od 1 kwietnia 2025 roku (dla rejestracji przed 1 stycznia 2025 r.).
   
• Firmy w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej): Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. muszą posiadać ADE od 1 października 2026 roku. Nowo zakładane firmy rejestrują adres do e-Doręczeń już podczas rejestracji.

Korzyści z e-Doręczeń dla biznesu są znaczące. Poczta Polska, jako operator wyznaczony, oferuje także usługę e-Polecony, cyfrowy odpowiednik listu poleconego, ale wykorzystywany do komunikacji między podmiotami niepublicznymi – firmami i osobami prywatnymi.

Zamiast awizo korzyści finansowe

Korzyści z e-Doręczeń są znaczące. Poczta Polska, jako operator wyznaczony, oferuje także usługę e-Polecony, cyfrowy odpowiednik listu poleconego, ale wykorzystywany do komunikacji między podmiotami niepublicznymi - firmami i osobami prywatnym. Koszt pojedynczej cyfrowej przesyłki zaczyna się od mniej niż 2 zł, co jest tańsze niż tradycyjny list polecony i pozwala firmom zaoszczędzić na druku, kopertowaniu i pracy administracyjnej. Dokumenty docierają do odbiorcy w ciągu kilku sekund, a cały proces jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co z pewnością ułatwi komunikację z urzędami i przyniesie korzyści finansowe.