KseF-owe last minute – czego nie można zaniedbać przed 1 lutego?

Obowiązek przesyłania i odbierania e-faktur przez KSeF dotyczy przedsiębiorców wystawiających faktury w obrocie B2B. Nie obejmuje on jednak faktur konsumenckich.

W lutym największe firmy będą zobowiązane do wystawiania faktur biznesowych wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że ich kontrahenci i współpracownicy, w tym także mniejsze podmioty, będą musieli odbierać faktury z centralnego systemu, nawet jeśli sami nie będę jeszcze zobligowani do ich wystawiania w KSeF. W praktyce brak przygotowania może skutkować problemami z dostępem do wystawionych faktur, opóźnieniami w rozliczeniach i zaburzeniem płynności finansowej.

Przygotowania do KSeF warto rozpocząć od analizy obecnych procesów wystawiania i odbierania faktur oraz sprawdzenia czy wykorzystywany system finansowo-księgowy umożliwia integrację z KSeF. Kolejnym krokiem jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę e-faktur oraz nadanie im odpowiednich uprawnień w systemie. Już na tym etapie można uniknąć większości problemów organizacyjnych, które mogłyby pojawić się bezpośrednio po wejściu w życie nowych obowiązków.

Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek, Lider Zespołu Księgowego w CashDirector S.A.: - Integracja systemu do wystawiania faktur z KSeF polega na połączeniu programu finansowo-księgowego z systemem Ministerstwa Finansów. Faktury będą tam wysyłane i odbierane elektronicznie, a ich status zależy od akceptacji przez KSeF. Bez takiej integracji prawidłowe wystawianie faktur w systemie komercyjnym nie będzie już możliwe. Systemy CashDirector, po wgraniu certyfikatów, będą w pełni zintegrowane z KSeF. Nasze rozwiązania z powodzeniem funkcjonują we wiodących bankach w Polsce, dzięki czemu ich klienci biznesowi będą mogli korzystać z obsługi e-faktur bez konieczności wdrażania dodatkowych narzędzi. Podstawowa obsługa KSeF pozostanie bezpłatna, a fakturowanie będzie odbywać się w znanym środowisku bankowym, co ułatwi codzienną pracę i ograniczy potrzebę nauki nowych rozwiązań.

Alternatywą dla komercyjnych systemów jest ministerialna Aplikacja Podatnika, jednak praca w niej zajmuje dużo czasu, a sam system jest mało intuicyjny i wymaga m.in. ręcznego wprowadzania wszystkich danych kontrahenta i każdorazowego logowania się do KSeF.

Certyfikat KSeF to element umożliwiający bezpieczne połączenie programu do fakturowania z systemem KSeF oraz potwierdzający tożsamość podmiotu wysyłającego faktury. Jest on niezbędny przy automatycznym wysyłaniu i odbieraniu dokumentów w przypadku korzystania z własnego systemu księgowego.

Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców korzystających wyłącznie z Aplikacji Podatnika KSeF – w tym przypadku certyfikat nie jest wymagany do ręcznego wystawiania faktur. Warto jednak pamiętać, że certyfikat będzie konieczny m.in. przy wystawianiu faktur w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do KSeF.

Jak wyjaśnia Beata Morawska-Mikołajek: - Certyfikat generuje się bezpośrednio w systemie KSeF, po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu. Proces jest jednorazowy i polega na wygenerowaniu certyfikatu przypisanego do firmy oraz zapisaniu go w systemie księgowym. Warto zrobić to z wyprzedzeniem, aby w razie awarii systemu lub potrzeby pracy w trybie offline móc bez przeszkód wystawiać faktury.

Przed wdrożeniem KSeF warto jasno ustalić z księgową lub biurem rachunkowym zakres odpowiedzialności związanej z obsługą e-faktur. W praktyce to przedsiębiorca odpowiada za poprawne wystawienie faktury w KSeF oraz zapewnienie dostępu do systemu, natomiast biuro rachunkowe zajmuje się rozliczaniem otrzymanych dokumentów. Choć wiele księgowych uczestniczyło w szkoleniach dotyczących KSeF, ich rola nie obejmuje technicznej obsługi systemu po stronie firmy. Jasne ustalenia dokonane na tym etapie pozwolą uniknąć nieporozumień po wejściu nowych zasad fakturowania.

Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek: - Przygotowanie firm do KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim edukacyjna, dlatego od dłuższego czasu organizujemy cykliczne szkolenia dla użytkowników systemów oraz prowadzimy webinary poświęcone praktycznym aspektom KSeF. Uczestnicy mogą dowiedzieć się m.in., jak wygenerować, pobrać i wgrać certyfikat niezbędny do integracji systemów z KSeF. Ważnym elementem działań była także szeroka akcja informacyjna, w którą aktywnie angażowali się księgowi. Takie inicjatywy pomagają lepiej zrozumieć założenia reformy i ułatwiają przedsiębiorcom przygotowanie się do nadchodzących zmian.

Podatnicy mogą korzystać z rządowej infolinii KSeF oraz bezpłatnych konsultacji oferowanych przez pracowników urzędów skarbowych. Warto również sprawdzić jakie wsparcie w okresie wdrożenia zapewnia dostawca oprogramowania księgowego lub programu do fakturowania. Coraz częściej są to praktyczne instrukcje, materiały informacyjne oraz wskazówki dotyczące korzystania z systemów w kontekście KSeF, w tym podpowiedzi jak skonfigurować uprawnienia czy obsługiwać e-faktury w codziennej pracy.