KSeF już za rogiem. Nowy obowiązek dotknie każdego przedsiębiorcę

• KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.
• Nowe terminy wdrożenia KSeF są już ostateczne - nie będzie kolejnych przesunięć.
• Firmy muszą przygotować się zarówno na wystawianie, jak i odbieranie faktur przez system.
• Więcej informacji z kraju i ze świata znajdziesz na stronie głównej RMF24.pl.

Jak informuje serwis money.pl, Krajowy System e-Faktur to centralny, rządowy system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego wdrożenie ma na celu pełną cyfryzację procesów fakturowania i księgowania oraz usprawnienie obiegu dokumentów. Według danych GUS KSeF obejmie 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw w Polsce, w tym 2,7 mln osób fizycznych prowadzących działalności gospodarczych.

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że nie planuje kolejnych przesunięć terminów. Ostateczne daty wdrożenia KSeF to:

• Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
• Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
• Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla podmiotów o sprzedaży dokumentowanej fakturami poniżej 10 tys. zł miesięcznie.

Już od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur przez KSeF, nawet jeśli nie będą jeszcze zobowiązani do ich wystawiania.

Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nie będą już otrzymywać faktur w formie papierowej czy PDF. Wszystkie faktury będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF, a datą otrzymania dokumentu będzie moment jego udostępnienia w systemie. Wyjątki dotyczą m.in. faktur z kas fiskalnych, biletów kolejowych czy opłat za autostrady - te dokumenty będą mogły być wystawiane tradycyjnie do końca 2026 roku.

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także organizacyjna. Każda firma powinna:

• Zaktualizować oprogramowanie księgowe.
• Przeszkolić pracowników z obsługi nowego systemu.
• Opracować nowe procedury obiegu dokumentów i postępowania w przypadku awarii systemu.
• Przetestować proces wystawiania i odbierania faktur w środowisku testowym KSeF.
• Uzyskać odpowiednie certyfikaty i uprawnienia (możliwe od 1 listopada 2025 r.).

Choć kary za nieprzestrzeganie nowych przepisów zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku, eksperci podkreślają, że wcześniejsze przygotowanie pozwoli uniknąć chaosu i problemów z rozliczaniem dokumentów. Im szybciej firma wdroży nowe rozwiązania, tym mniejsze ryzyko błędów i opóźnień.