ZIZOO.PL
Jestem podatnikiem VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. będę miał obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Czy w każdym wypadku będę musiał zapewniać dostęp anonimowy do takich faktur?
Anonimowy dostęp do faktur ustrukturyzowanych podatnik będzie miał obowiązek zapewniać w przypadku udostępnianych przez KSeF faktur ustrukturyzowanych wystawionych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz niektórym innym podmiotom, które nie posługują się NIP. Szczegóły w dalszej części artykułu.
Przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wejdą od 1 lutego 2026 r. Przy czym dla niektórych podatników będzie to 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
W sześciu przypadkach określonych przepisami art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnicy będą musieli udostępniać nabywcom faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami.
Tabela. Kiedy podatnik musi udostępniać faktury ustrukturyzowane w sposób uzgodniony z nabywcą
Lp. | Przypadki, gdy konieczne jest udostępnianie nabywcom faktur ustrukturyzowanych w sposób z nimi uzgodniony |
1 | miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego |
2 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, |
3 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę |
4 | nabywcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego UE korzystający ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME |
5 | nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6 |
6 | nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej |
Przepisy nie będą przy tym ingerować w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. W konsekwencji faktury ustrukturyzowane w omawianych przypadkach będą mogły być nabywcom udostępniane zarówno w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF), jak i przy użyciu KSeF.
Kiedy dostęp do faktury musi być anonimowy
W przypadku faktur ustrukturyzowanych udostępnianych przy użyciu KSeF podatnicy obowiązani będą niekiedy zapewniać nabywcom anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej. Z art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT wynika, że będzie tak, jeżeli udostępniana przy użyciu KSeF faktura została wystawiona na rzecz:
1) osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub
2) podmiotu innego niż wskazany przepisami art. 106gb ust. 1–3 i 6ustawy o VAT, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej.
W kwietniu 2026 r. podatnik wystawi osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej fakturę ustrukturyzowaną i uzgodni z tą osobą, że fakturę tę udostępni przez KSeF. Podatnik (wystawca faktury) obowiązany będzie zapewnić tej osobie dostęp anonimowy poprzez podanie specjalnego kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF.
Polecamy: VAT 2026. Komentarz
Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia
Dalszy ciąg materiału pod wideo
Jak zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej w KSeF
Taki anonimowy dostęp zapewniany będzie poprzez podanie specjalnego kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF. Przy czym – jak można przeczytać w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów: (…) przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy. Sposób utworzenia kodu określony będzie w specyfikacji oprogramowania interfejsowego W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą.
Ponadto z wyjaśnień MF dotyczących anonimowego dostępu do e-faktury wynika, iż:
(…) dostęp do faktury przesłanej do KSeF (tzw. dostęp dwuetapowy) będzie możliwy poprzez kod weryfikujący (kod QR, link), po podaniu:
- numeru faktury nadanego przez wystawcę,
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora oraz
- kwoty należności ogółem.
W przypadku faktury wystawionej w trybie offline będzie funkcjonował inny proces:
- kod weryfikujący (kod QR, link) umożliwi weryfikację, czy faktura została wystawiona w KSeF,
- usługa będzie dostępna także, gdy KSeF nie będzie działał,
- po przesłaniu faktury do KSeF, usługa umożliwi dostęp do faktury na analogicznych zasadach jak w przypadku dostępu dwuetapowego.
POWOŁANE PISMA MF: wyjaśnienia MF „Informacje ogólne KSeF 2.0 - kody weryfikujące QR”
Tomasz Krywan, doradca podatkowy
English (US) · 
Polish (PL) ·